результата от внедрения) различаются единовременными и эксплуатационными затратами.

В этом случае возможно сопоставление вариантов информатизации по совокупной стоимости владения (ТСО). Критерием выбора в этом случае является минимизация (TCO → min ) либо методом анализа иерархий.

Совокупная стоимость владения (ТСО)

Впервые термин Совокупная стоимость владения (Total Cost of Ownership

– ТСО) был введен Полем Страссманом, под ТСО он понимал денежные затраты на обслуживание, модернизацию, ремонт, приобретение новых программных продуктов (ПП) для технического средства (например, компьютера), или поддержание в рабочем состоянии ПП (например, базы данных) за все предполагаемое или фактическое время его существования.

Наиболее простым определением TCO ИС является следующее: это затраты, связанные сприобретением, внедрением и использованием ИС. При этом необходимо рассматриватьпервоначальные ипоследующие затраты, в совокупности определяя их какединые затраты на информационную систему в процессе ее создания и эксплуатации.

Любое предприятие с помощью автоматизации стремится повысить эффективность ведения своего бизнеса. Одно из главных условий достижения данной цели - «разумные» (т. е. не больше, но и не меньше) ИТ-затраты, которые точно так же, как и любые другие, требуют планирования, учета и контроля. Исходя из этого, для отечественных предприятий и ИТ-менеджеров неотъемлемыми и требующими детального рассмотрения являются вопросы, связанные с проблемой снижения совокупной стоимости владения информационной системой.

ТСО первоначально разрабатывалась как средство расчета стоимости владения компьютером на Wintel-платформе и благодаря усилиям Gartner Group и Interpose эта методика стала основным инструментом для подсчета ТСО и в других областях компьютерных технологий. Например, сейчас имеются методики расчета ТСО документооборота, различных аппаратных платформ, сетей, ПО. Каждая из методик имеет свою специфику расчета, поэтому приведем лишь общую технологию расчета ТСО.

Изначально существовало две модели оценки TCO.

Первым примером может служить модель TCO, разработанная компанией Microsoft совместно с Interpose. ИТ-затраты в ней разбиваются на две категории:прямые (бюджетные) икосвенные .

Прямые затраты – те, которые обычно учитываются при бюджетном планировании. У многих украинских предприятий нет возможности управлять своим ИТ-бюджетом, поскольку зачастую система бюджетного управления отсутствует как таковая. Прямые затраты, как правило, предусматриваются в бюджетах центрального ИТ-департамента, а также рабочих или проектных групп по поддержке и внедрению информационных технологий внутри производственных и административных подразделений. К ним относятся затраты:

на аппаратное и программное обеспечение (покупка или аренда, новая установка или обновление и т. д.);

на управление (сетевое и системное администрирование, проектирование);

на поддержку (служба технической поддержки, обучение, контракты на поддержку и сопровождение);

на разработку (постановка задачи и разработка приложений, документации, тестирование и сопровождение);

на телекоммуникации (каналы связи и их обслуживание).

Косвенные затраты – те, которые не поддаются планированию и часто даже не учитываются. Согласно исследованиям Interpose, они составляют свыше 50% средних расходов организаций на информационные технологии

Рис. 1. Структура ИТ-затрат предприятия

К ним можно отнести:

пользовательские затраты (персональная поддержка, неформальное обучение, ошибки и просчеты);

простои (потеря производительности из-за выхода из строя

оборудования или профилактические плановые остановки работы) . В качестве второго примера рассмотрим модель TCO, основой для которой является концепция, предложенная Gartner Group. В этой модели учитываются следующие IT-затраты: фиксированные , или, как их еще называют, капитальные вложения, итекущие . Их условно разносят по временной шкале: капитальные вложения осуществляются на этапе построения ИС, текущие затраты – на этапе функционирования. По методике Gartner Group

к фиксированным следует относить следующие затраты:

стоимость разработки и внедрения проекта;

первоначальные закупки основного ПО;

первоначальные закупки дополнительного ПО;

первоначальные закупки аппаратного обеспечения.

Фиксированными эти затраты называются потому, что делаются, как правило, один раз, на начальных этапах создания ИС. При этом выбор той или иной стратегии, аппаратной и программной платформ весьма существенно влияет на последующие текущие затраты.

В свою очередь, текущие затраты состоят из трех статей:

стоимость обновления и модернизации системы;

затраты на управление системой в целом;

затраты, вызванные активностью пользователей ИС («активность пользователя»).

Под «затратами на управление системой» подразумеваются расходы, связанные с управлением и администрированием компонентов ИС. В этой статье затрат можно выделить некоторые подкатегории:

обучение административного персонала и конечных пользователей;

заработная плата;

привлечение внешних консультантов;

аутсорсинг;

учебные курсы и сертификация;

техническое и организационное администрирование и сервис.

Стоимость обеспечения работы пользователя отражена в понятии «активность пользователя». Эта статья затрат, по данным Gartner Group, имеет наиболее значимый вес в совокупной стоимости ИС. В ней выделяют следующие подстатьи затрат:

прямая помощь и дополнительные настройки;

формальное обучение;

разработка приложений;

работа с данными;

неформальное обучение;

Futz-фактор (параметр, определяющий объем затрат, связанных с последствиями некомпетентных действий пользователя).

Эти затраты связаны, например, с участием администратора в настройке рабочей станции, с оказанием помощи пользователю или с консультациями. По данным аналитических компаний, основные факторы, влияющие на итоговую стоимость владения информационными технологиями, на 75% обусловлены проблемами конечного пользователя .

Описание этих двух моделей TCO не претендует на полноту, а показывает только общую картину ИТ-затрат компании и позволяет выработать процедуры, снижающие TCO. Применение указанных методик на конкретном предприятии, естественно, имеет свою специфику.

В настоящее время Gartner Group (после приобретения в конце февраля 1998 года компании Interpose) является единоличным владельцем всех ресурсов наиболее популярной методики ТСО.

Мы примем упрощенную методику оценки ТСО.

Стоимость владения TCO оценивается в общем случае по формуле:

TCO = K+ n× C[руб.],

где С – эксплуатационные затраты на ИС;К – капитальные (единовременные) затраты на ИС;

n – количество планируемых лет эксплуатации ИС.

При применении данного метода основную проблему составляет определение корректного значения n [лет], поскольку планируемый и реальный срок эксплуатации программно-технических решений могут значительно

Совокупная стоимость владения (ТСО – Total Cost of Ownership) информационной системой – это: сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец ИС за период ее жизненного цикла

Стоимость владения ИС включает: стоимость операционной системы; стоимость аппаратного обеспечения; стоимость сопровождения ИС; стоимость программного продукта.

Стоимость установки ИС; стоимость СУБД; стоимость внедрения ИС.

Жизненный цикл, на котором оцениваются прямые и косвенные затраты, должен включать:

Время жизни существующей на предприятии системы;

Время проектирования новой системы;

Время на закупку и внедрение элементов новой системы;

Время эксплуатации новой системы, которое необходимо ограничить сроком возврата 90% вложенных инвестиций за счет прибыли от эксплуатации этой системы.

Совокупная стоимость владения ИС включает:

Стоимость приобретения: стоимость покупки программного продукта; стоимость разработки программного продукта; стоимость информационного обеспечения: стоимости СУБД, ОС и доп. программных продуктов) стоимость технических средств.

Стоимость установки.

Стоимость внедрения.

Стоимость эксплуатации и сопровождения.

Стоимость вывода из эксплуатации.

Типы затрат:

Явные затраты (прямые): лицензии; внедрение; сопровождение; и т.д.

Неявные затраты (косвенные): технологические изменения; з\п сотрудникам, участвующим во внедрении; оплачиваемые потери рабочего времени; финансовые потери за счёт временного снижения качества обслуживания или отсутствия обслуживания; затраты на адаптацию ИС; и т.д.

Прямые затраты обычно не превышают одной трети от общих расходов.

Прямые затраты на внедрение ИС включают затраты на: создание информационной системы; оборудование (серверы, клиентские места, периферия, сетевые компоненты); управление и поддержку (аутсорсинг, сопровождение, справочную систему); программное обеспечение, создание коммуникаций (глобальные сети, взаимодействие с поставщиками сервиса, удаленный доступ, Internet, доступ клиента); обновление (модернизация); обслуживание и работу системы; поддержку работоспособности системы (персонал, функционирование справочной службы, обучение, закупки, подготовка контрактов на поддержку системы).

Вы также можете найти интересующую информацию в научном поисковике Otvety.Online. Воспользуйтесь формой поиска:

Совокупная (общая) стоимость владения ИС (Totalcostofownership, TCO) - это методология, используемая для обоснований решений по инвестициям. Первоначально разрабатывалась как средство для расчета стоимости владения компьютером. Однако в последнее времяэта методика стала основным инструментом для подсчета ССВ и в других областях компьютерных технологий. Например, сейчас имеются методики расчета ССВ документооборота, различных аппаратных платформ, сетей, программного обеспечения.

Основная цель расчета ТСО - управление затратами на ИТ: детализация статей затрат, их анализ и выявление избыточных, достижение наилучшей отдачи от вложений за счет качества ИТ.Методика ТСО наиболее часто используется для сопоставлений вариантов ИТ.

TCO оценивает полные затраты на владение автоматизированной информационной системой на протяжении всего ее жизненного цикла, а не только первоначальные затраты или стоимость закупки.

В совокупную стоимость владения включены две категории затрат: прямые (явные) и скрытые (косвенные, неявные).

В прямые затраты принято включать все, что непосредственно связано с ИТ в течение длительности жизненного цикла - от момента начала проекта ИТ и до прекращения их сопровождения и использования. В зависимости от продолжительности действия определенных затрат различают капитальные (единовременные) и операционные (эксплуатационные, периодические).

Рис. Структура ТСО

Капитальные (единовременные) затраты (К) связаны с созданием проекта информационных технологий, подготовкой ИТ-инфраструктуры и ИР, обучением персонала и т.п. Операционные затраты (О) обеспечивают функционирование ИТ с надлежащим уровнем качества.

К прямым затратам, учитываемым методикой ТСО, относятся:

Капитальные затраты - аппаратное и программное обеспечение ИТ, базы данных, хранилища данных;

Расходы на управление ИТ;

Расходы на техническую поддержку аппаратных и программных средств;

Расходы на разработку прикладного программного обеспечения внутренними силами;

Другие расходы.

Скрытые расходы (Z) рассматриваются как текущие затраты бизнес-системы. Они обусловлены двумя причинами: низким качеством ИТ (например, недоступностью или ненадежностью эксплуатации) и потерями производительности бизнес-системы из-за того, что пользователи ИС вынуждены отвлекаться от своих прямых обязанностей в процессе работы из-за проблем с выполнением функций информационной системы. К скрытым затратам относятся:

Потери времени на самообучение;

Потери времени на самостоятельное решение проблем (без обращения в службу технической поддержки, так называемые HelpDesk или ServiceDesk);

Потери предприятия от сбоев в работе ИТ-системы, когда системы становятся недоступными; и др.

Все это так или иначе приводит к бизнес-потерям. Скрытые расходы могут быть определены только экспертным путем, путем хронометража работы конечных пользователей в течение длительного периода времени, они играют существенную роль в оценке эффективности информационных технологий.

Часто при расчете ТСО косвенные затраты не учитывают.

Действительно в некоторых случаях такой подход оправдан. Так, на первых этапах выбора исполнителя или варианта технического решения косвенные расходы с высокой степенью вероятности окажутся соизмеримыми для всех вариантов и трудозатраты на их оценку будут не оправданны.

Но если необходимо оценить годовой бюджет уже внедренного решения или сравнить технические решения, сопоставимые по показателям прямых расходов и своих технических качеств, без оценки косвенных расходов обойтись будет уже сложно. В такой ситуации косвенные расходы станут еще одним значимым критерием отбора. Например, это актуально для проектов в области информационной безопасности, так как любые методы защиты информации требуют дополнительных действий персонала: как минимум потребуется время для привыкания к нововведению даже при отсутствии негативной реакции и сопротивления.

Структура ТСО разрабатывается под конкретные ИТ с учетом состояния объекта внедрения.

Процесс оценки фактической эффективности ИТ на базе методики ТСО включает в себя следующие работы:

Идентификация ИТ и их составляющих (инфраструктура, система управления, ИР, персонал);

Разработка состава статей затрат на ИТ;

Выбор горизонта учета затрат (один год, три года и т.п.);

Определение учетных точек для сбора данных по затратам на ИТ;

Сбор и анализ фактических затрат на ИТ;

Расчет затрат;

Сравнение с показателями аналогичных компаний;

При использовании методики ТСО для сравнения выбора варианта ИТ необходимо обеспечить формирование требований к количественным и качественным параметрам ИТ, выявление возможных рисков и их оценку, подготовку машинной имитационной модели расчета ГСО.

В зависимости от содержания и особенностей ИТ изменяются статьи затрат, модифицируется методика расчета ТСО, которая характеризуется большой трудоемкостью и требует автоматизации.

Расчет совокупной стоимости владения может осуществляться в двух вариантах:

1) сумма затрат за фиксированный интервал времени, например за три года - TCOsum;

2) удельная сумма затрат за фиксированный интервал времени в расчете на одно рабочее место (автоматизированное рабочее место - АРМ) или на одного работающего.

Показатель ТСО используется для сопоставления со среднеотраслевым или лучшими значениями и является, таким образом, качественной ключевой характеристикой как состояния ИТ, так и работы ИТ-подразделений.

В рамках данной методологии все затраты разделяются на прямые и косвенные. Прямые затраты (явные) составляют затраты, проходящие через бухгалтерию (закупки оборудования и программного обеспечения, оплата услуг консалтинга и технической поддержки и др.). Косвенные затраты (неявные) выявляются сложнее. В них включаются затраты на простои рабочего времени, командировочные, затраты на предотвращение рисков и затраты на устранение их последствий и другие подобные затраты.

Существует несколько методик расчета ССВ. Мы рассмотрим общую технологию расчета ТСО.В общем случае совокупная стоимость владения (ТСО) информационной системой оценивается по следующей формуле:

ТСО = К + n х С,

где К – капитальные (единовременные) затраты на ИС и ИТ;

С – эксплуатационные (периодические) затраты на ИСи ИТ (в год);

n – количество планируемых лет эксплуатации ИС и ИТ.

или с учетом дисконтирования затрат во времени

Для примера рассчитаем и сравним ТСО проприетарного программного обеспечения (программное обеспечение, которое имеет собственника, осуществляющего контроль над этим программным обеспечением ) (ППО ) и свободного программного обеспечения (программное обеспечение, в отношении которого права пользователя на неограниченную установку, запуск, а также свободное использование, изучение, распространение и изменение защищены юридически авторскими правами при помощи свободных лицензий либо на это программное обеспечение нет исключительных прав ) (СПО )корпоративного (прикладного) уровня: ERP, BI, CRM, BPMS, CMS и прочие.

В общем случае для сектора проприетарного ПО совокупная стоимость владения складывается из единовременной и периодических составляющих.

К единовременным затратам можно отнести:

Первоначальную стоимость лицензий, которая формируется из стоимости серверной лицензий и стоимости пользовательских лицензий (конкурентных и/или именованных);

Стоимость услуг внедрения (работы по инсталляции, адаптации, настройки ППО; обучения пользователей; разработки проектной документации и услуг по управлению проектом).

К периодическим затратам на проприетарное программные системы относятся:

Периодические лицензионные выплаты правообладателю ППО за предоставление новых версий ППО;

Затраты на техническую поддержку ППО.

Распределение внутри единовременных затрат (лицензии, услуги внедрения) зависит от объема приобретаемых лицензий и объема внедренческих работ. Каких либо общих правил ценообразования в сфере ППО не выявлено. Часто, в достаточно крупных проектах внедрения ППО, первоначальная стоимость формируется исходя из объема бюджета, выделяемого на проект. Причем, учитывая слабую стандартизацию области автоматизации бизнеса и сложность объективного сравнения различных систем, любой поставщик сможет доказать Заказчику что его предложение функционально и/или технически лучше предложений конкурентов.

Что касается второй составляющей совокупной стоимости владения ППО - периодических затрат, то она составляет у разных поставщиков от 15 до 30 % суммарной стоимости проекта. По ряду программных продуктов, особенно не российских разработчиков, Заказчик обязан осуществлять ежегодные лицензионные платежи даже если ему не требуются новые версии программного продукта. В противном случае будет зафиксировано нарушение условий лицензионного соглашения с правообладателем.

В общем случае приведенная совокупную стоимость владения ППО в течении n (лет) с учетом коэффициента дисконтирования (r) будет равна:

Рассмотрим составляющие приведенной совокупной стоимости владения информационных систем на базе свободного ПО . Из-за отсутствия стоимости лицензий из общей стоимости системы на базе СПО необходимо исключить единовременные и периодические выплаты правообладателю.

Т.е. приведенная совокупную стоимость владения СПО в течении n (лет) с учетом коэффициента дисконтирования (r) будет равна:

Рассмотрим теперь, из чего складывается ТСО информационной системы в целом.

Капитальные (единовременные) затраты носят разовый характер и переносят свою стоимость на продукцию по частям в виде амортизационных отчислений.

Применительно к ИС и ИТ капитальные затраты принято группировать следующим образом:

К = Кпр + К тс + К лс + К по + К ио + К об + К во + К пл + К оэ,

где К пр – затраты на проектирование ИС;

К тс – затраты на технические средства, необходимыедля эксплуатации системы;

К лс – затраты на создание линий связи локальных сетей;

К по – затраты на программное обеспечение (приобретаемое помимо проектируемых для системы прикладных программ);

К ио – затраты на формирование информационной базы (базы данных);

К об – затраты на обучение персонала;

Кво- затраты на вспомогательное оборудование;

Кпл - затраты на производственные площади;

К оэ – затраты на опытную эксплуатацию.

Ктс - могут быть реализованы в следующих формах:

Приобретение средств вычислительной техники (СВТ), необходимых для эксплуатации системы (возможно отнесение на систему некоторого процента от стоимости СВТ, пропорционально используемому ресурсу рабочего времени СВТ);

Аренда СВТ, в том числе лизинг оборудования.

Клс - зависят от типа создаваемых для обеспечения работы системы сетей. Могут включать затраты на строительные работы, связанные с прокладкой кабелей, установкой коммуникационного оборудования и др.

Кпо - включают в себя затраты на системное, прикладное и инструментальное ПО, приобретаемое для системы, помимо разрабатываемого, в рамках проекта ПО. Могут учитываться в виде процента от балансовой стоимости этого ПО, пропорционально используемому для системы ресурсу.

Кио - обычно включают затраты на создание условно-постоянной базы системы (затраты машинного времени, оплата труда работников с отчислениями, стоимость технических носителей, накладные расходы).

Коб - включают разовые затраты на обучение персонала объекта управления работе с системой (учитывается как стоимость труда обучающих, так и оплата времени обучаемых сотрудников в рабочее время).

Кво - включают затраты на системы охранной сигнализации, системы пожарной сигнализации и пожаротушения, стабилизаторов системы электропитания, вспомогательное офисное оборудование и др., устанавливаемые в связи с созданием системы.

Кпл - учитываются в случае необходимости строительства, ремонта, переоборудования помещений для обеспечения функционирования системы на объекте.

Коэ - по своей структуре являются эксплуатационными расходами, учитываемыми за период опытной эксплуатации системы, когда она функционирует одновременно со «старой» системой управления и, как считается, еще не приносит прибыли.

Затраты на проектирование (К пр ) рассчитываются по следующей формуле:

К пр = К свт+ К ипс+ К зп+ К инфр + К проч,

гдеК свт – затраты на средства вычислительной техники для проектирования;

К ипс – затраты на инструментальные программные средства для проектирования;

К зп – затраты на зарплату проектировщиков с отчислениями

Кинфр - затраты «на инфраструктуру»;

К проч – прочие затраты на проектирование.

Ксвт - затраты на средства вычислительной техники, применяемой для проектирования.

В общем случае СВТ при проектных работах могут использоваться для:

Отладки создаваемого для системы ПО;

Оформления проектной документации;

Имитации объекта управления (обычно при создании интегрированных систем).

Возможные варианты затрат:

Приобретение СВТ «под проект» с полным списанием их при завершении работ (редкий случай, в основном, при крупных комплексных заказах по бюджетной тематике), при этом на конкретный проект относят часть этих затрат, про­порциональную доле проекта в комплексе.

Аренда СВТ на период проектных работ;

Аренда машинного времени для проектных целей.

Кипс - затраты на инструментальные программные средства для проектирования.

В общем случае они требуются:

Для написания и отладки программ;

Оформления документации проекта;

Имитации объекта управления.

Возможные варианты затрат:

Приобретение инструментальных средств для одного или группы проектов;

Аренда инструментального ПО в составе арендуемых СВТ;

Создание уникального инструментального ПО (редко встречающийся случай);

Использование нелицензионных программных средств (что является нарушением авторского права).

Кзп - затраты на з/п работников, состоящие из фонда оплаты труда и связанных с ним выплат (налоги, выплаты во внебюджетные фонды и т.д.).

Кинфр - затраты «на инфраструктуру», то есть на все необходимые для нормальной работы проектировщиков условия: оплата помещений, коммунальных услуг, электроэнергии, охраны, работы АУП и вспомогательного персонала и т.д.

Данный вид затрат может калькулироваться напрямую или учитываться в форме накладных расходов, исчисляемых как процент от фонда оплаты труда проектировщиков (обычно в пределах 30-80%).

Основой для расчета данной части затрат является оценка трудоемкости проектирования и потребностей в машинном времени для проекта. Трудоемкость может быть учтена фактическая (если расчеты выполняются после завершения проектных работ) или оценивается по различным методикам.

Кпроч - прочие расходы - затраты на технические носители, командировки, консультации сторонних специалистов и т.д.

Эксплуатационные затраты , в отличие от капитальных, являются повторяющимися. Они повторяются в каждом цикле производства, а рассчитываются в сумме за год.

Эксплуатационные затраты – это себестоимость ИТ продукта или ИТ услуги. В состав эксплуатационных затрат на информационную систему входят:

С = С зп + С ао + С то + С лс + С ни + С проч,

где С зп – зарплата управленческого персонала, работающего с ИС (пользователей ИС) с отчислениями;

С ао – амортизационные отчисления;

С то – затраты на техническое обслуживание, включая затраты на заработную плату персоналу ИС с отчислениями;

С лс – затраты, связанные с использованием глобальных вычислительных сетей (Интернет и др.);

С ни – затраты на носители информации;

С проч – прочие затраты.

Прежде чем выбрать поставщика, закупщику следует проанализировать совокупную стоимость владения. (total cost of ownership, TCO). В самом широком определении совокупная стоимость владения промежуточным или потребительским товаром включает все затраты, в частности, на управление, контроль сроков и условий выполнения, ускорение прохождения запасов, входящие перевозки, проверки и тестирование, повторные работы, хранение, отходы, гарантии, обслуживание, простои, возврат заказчикам и упущенную выгоду. Другими словами, совокупная стоимость владения складывается из цены приобретения и всех других затрат, относящихся к данному продукту. Подход на основании полной себестоимости требует хорошего взаимодействия технологов, службы качества, технического департамента и службы закупок, чтобы координировать требования, например, спецификации и допуски, поскольку они влияют на решения, принимаемые менеджерами по поставкам. Чтобы добиваться лидерства по затратам, важно, чтобы представители службы закупок привлекались к процессу закупок уже на ранних этапах.

Для определения всех составляющих затрат применяются модели TCO, чтобы с их помощью сократить или исключить затраты по каждой составляющей, вместо того, чтобы просто сравнить цены. Конечно, идентифицировать и отслеживать все элементы затрат и использовать информацию так, чтобы объективно сравнивать разных поставщиков, - задача сложная.

Концепция ТСО основывается на том, что стоимость приобретения составляет лишь часть всех затрат, связанных с владением товаром или услугой. Хотя ТСО используют, чтобы определить фактические затраты и принять решение по поставкам, ТСО также может использоваться и для других целей: 1) чтобы изыскивать возможности снижения затрат; 2) чтобы помогать оценивать поставщиков и отбирать наиболее подходящих из них; 3) чтобы получать данные, необходимые для ведения переговоров; 4) чтобы сфокусировать поставщиков на поисках возможностей по снижению их затрат; 5) чтобы подчеркивать преимущества дорогих, но высококачественных продуктов; 6) чтобы понять, что ожидается от поставщиков; 7) чтобы формировать долгосрочную перспективу поставок; 8) чтобы составлять прогнозы показателей деятельности.

Существует ряд методов, пользуясь которыми можно оценивать совокупную стоимость владения. Каждая компания должна создавать или пользоваться готовым методом моделирования затрат, который лучше всего отражает ее потребности. При тесных взаимоотношениях покупателя и поставщика продавец может согласиться сообщить покупателю данные по затратам. В других ситуациях покупателю или команде, занимающейся сорсингом, возможно, потребуется создать собственную модель затрат, чтобы с ее помощью подготовиться к ведению переговоров с поставщиком. Существуют разные подходы к моделированию затрат, от неформальных до самых современных сложных компьютерных моделей. Компании, как правило, используют модели нормативных издержек (standard cost models), которые можно применять к самым разным ситуациям поставок, или модели особых затрат (uniquecost models), которые разрабатываются для конкретного вида продукции или при особых ситуациях.

Один из способов анализа элемента затрат демонстрирует модель, учитывающая три составляющие расходов: 1) затраты до совершения транзакции (например, на выявление потребностей, квалификацию источников и включение данных по поставщику во внутренние системы); 2) трансакционные затраты (например, на закупку, инспекцию поступающей продукции и административные расходы); 3) затраты после совершения транзакции (например, на устранение брака, ремонт и эксплуатацию). Стоимость приобретения также можно разбить на отдельные элементы. Каждый из этих элементов закупщик может изучить, стараясь найти участки, где можно сократить затраты или вообще не допустить их появления. Элементы затрат по своей природе могут быть как материальными, так и нематериальными, из-за чего многие из них трудно оценить.

Идея этой модели заключается в том, что следует попытаться идентифицировать и проанализировать все факторы, влияющие на совокупную стоимость владения, так как эти факторы определяют большинство стратегий в области поставок. К примеру, долгосрочные и тесные взаимоотношения покупателя и поставщика; партнерские соглашения и союзы; привлечение поставщиков и специалистов по закупкам на ранних стадиях - все это может помочь лучше смоделировать общие затраты, улучшить ход переговоров и принимаемые решения, в результате чего конкурентоспособность компании повысится.

Что такое ТСО?

Совокупная стоимость владения (англ. Total Cost of Ownership, TCO) — это общая величина целевых затрат, которые вынужден нести владелец с момента начала реализации вступления в состояние владения до момента выхода из состояния владения и исполнения владельцем полного объема обязательств, связанных с владением.

Универсальных методик определения (расчета) совокупной стоимости владения не существует, поскольку в зависимости от объекта владения характеристики владения, структура затрат и принципы их определения могут различаться в значительной степени. Для определения совокупной стоимости владения разрабатываются специализированные методики, ориентированные на определенный объект владения и предназначенные для определения общей величины затрат на технику, оборудование, информационные системы и пр., рассчитывающихся на всех этапах жизненного цикла.

Ключевым принципом, реализуемым при разработке методик определения совокупной стоимости владения, является системный подход.

Для укрупненной оценки стоимости владения могут применяться упрощенные методики расчета TCO, выявляющие, прежде всего, структуру затрат, и дающие представление о вероятных потерях в процессе владения. Несмотря на то, что большинство затрат могут быть определены заранее либо спрогнозированы с высокой точностью, некоторые затраты носят вероятностный характер, что влечет за собой риск существенных отклонений действительных расходов от прогнозных (расчетных).

Совокупная стоимость владения методика, разработанная в конце 80х годов XX века компанией Gartner Group для расчета финансовых затрат на владение компьютерами на платформе Wintel(MS Microsoft+Intel). Методика была усовершенствованна в 1994 г. фирмой Interpose и переработана в полноценную модель анализа финансовой стороны использования информационных технологий.

Почему нужна какая-то специальная методика? Для того, что бы рассчитать финансовые затраты на IT возьмем бухгалтерскую книгу (базу данных) и будем выбирать записи, тем или иным образом связанные с информационными технологиями - зарплата сотрудников IT-отдела, приобретение вычислительной техники, комплектующих к ней, расходных материалов и так далее.

С точки зрения TCO это так называемые «прямые» или «бюджетные» расходы. Но есть еще неявные финансовые вливания в содержание «своей» информационной системы, затраты и потери, связанные с её функционированием и так далее и тому подобное. Причем, авторы методики TCO утверждают, что такие затраты составляют основную долю совокупной стоимости владения IT-инфраструктурой. Эти затраты называются «непрямыми расходами», и согласно многолетней практике расчетов TCO превышают упомянутые выше «прямые расходы» в 3-5 раз.

То есть на самом деле предприятия тратят на содержание своих информационных систем гораздо больше средств, чем предполагают. Почему так происходит и можно ли оптимизировать затраты на содержание своей собственной IT-инфраструктуры?

Именно эти цели и преследует методика TCO. Но для того, чтобы понять, как можно управлять расходами на содержание IT-инфраструктуры нужно сначала понять, как они рассчитываются.
Наглядный пример.

Для того чтобы понять суть методики расчета совокупной стоимости владения, рассмотрим в качестве примера покупку и эксплуатацию автомобиля.

Автомобиль можно приобрести в салоне, заплатив ту или иную сумму. Все ли это затраты? Нет - нужно еще застраховать его, оформить документы на право собственности, зарегистрировать автомобиль в автоинспекции.

Теперь - эксплуатационные расходы. Понятно, что автомобилю нужен бензин, масло, тосол, жидкость в омыватель. Что еще? Ну, пожалуй, придется заплатить налоги на автотранспорт, определяемые законодательством. Да. Периодически нужно проводить техобслуживание. Менять те или иные «расходные материалы» (фильтры, свечи, шины, лампы в фарах и пр.). Проходить раз в год техосмотр. Вроде бы - все.

В рамкам методики TCO это будут «прямые расходы». Их можно с достаточной степенью достоверности рассчитать заранее и спрогнозировать на весь период эксплуатации автомобиля.

Теперь давайте прикинем «непрямые расходы».
Автомобиль может сломаться - как сам по себе, так и от некачественного бензина или от несвоевременного обслуживания. Придётся чинить его самостоятельно (тратя свое время) или везти в сервис - за деньги.
Автомобиль может попасть в аварию, его могут поломать или угнать на остановке или на стоянке.
Дорожные происшествия могут нанести вред здоровью водителя, пассажиров и всех остальных участников движения.
Случайные или умышленные нарушения ПДД приведут к штрафам, конфискации водительского удостоверения или другим неприятностям.
Все вышеперечисленные происшествия отнимут ваше время и нервы. Вы опоздаете туда, куда ехали, сорвутся встречи, сделки и контракты, будет испорчен отдых, кого-то не встретят с поезда и самолета и т. д.

Совершенно очевидно, что эти расходы могут в разы превысить первоначальную стоимость автомобиля. Некоторые из них можно учесть и даже распланировать на будущее (хотя бы по порядку величин), некоторые предвосхитить невозможно. Значительная часть таких «непрямых расходов» напрямую зависит от Вас - от стиля вождения, эксплуатации автомобиля, соблюдения правил дорожного движения.

Вы скажете - «Все верно! Дорожное движение - опасная штука. Поэтому у меня есть страховка. А на автомобиль - гарантия автопроизводителя». Замечательно.

А теперь - давайте себе представим, что IT-инфраструктура Вашего предприятия - это описанный выше автомобиль. Покупка автомобиля - начальные затраты на внедрение информационных технологий, текущие расходы - они есть и там, и там, механик в автосервисе - это Ваш IT-отдел.

Вполне функциональная аналогия. Только маленькое но. У Вас вообще нет ничего, что хотя бы отдаленно напоминало «автостраховку» - не существует внешних структур, страхующих Вас от финансовых рисков и возможных потерь в сфере IT. Нет и гарантии на весь «автомобиль», только на некоторые его детали - в рамках IT-инфраструктуры Вы можете лишь получить гарантию производителя на отдельные компоненты - компьютеры, принтеры, сетевое оборудование и т. п.
Какие затраты учитывает TCO?

Что с точки зрения методики TCO учитывается при расчете затрат на эксплуатацию IT-инфраструктуры?

Прямые затраты:
Оборудование и программное обеспечение:
Покупка оборудования - ноутбуки, рабочие станции, сервера, периферийные устройства (мониторы, принтеры, сканеры и пр.), устройства хранения информации, источники бесперебойного питания, карты расширения всех видов, сетевое коммуникационное оборудование (хабы, коммутаторы и т. д.), кабельная система, оборудование серверной комнаты, климат-контроль для нее (если есть).
Приобретение программного обеспечения - все приобретаемое и оплачиваемое отдельно программное обеспечение, включая все виды лицензий, подписка на обновления для ПО.
Аренда компьютерного, коммуникационного и копировально-множительного оборудования.
Затраты на комплектующие (дополнительная память, жесткие диски, CDROM и т.д.) и расходные материалы (тонеры-картриджи для принтеров и ксероксов, ленты и диски для резервного копирования и т.п.).

Затраты на IT-персонал:
Зарплаты всех сотрудников, занятых в сфере информационных технологий (включая руководство).
Командировочные затраты, связанные с IT-персоналом.
Обучение и сертификация персонала.
Аутсорсинг(оплата IT-услуг, оказываемых внешними подрядчиками).

Затраты на каналы связи, сервисы сети Интернет и электронного обмена данными:
Абонентская плата за интернет-подключение и каналы связи между офисами, если таковые имеются.
Абонентская плата за «Банк-клиент», приложения электронной коммерции и т. д.
Содержание Web-сервера (если он размещен на площадке провайдера), поддержку доменного имени, внешних серверов электронной почты и проч.
Оплата удаленного доступа сотрудников, работающих вне корпоративной сети.

Косвенные затраты . Формально, сюда следует отнести все затраты, связанные с эксплуатацией IT-инфраструктуры, но не имеющие статьи в бюджете предприятия. Согласно современным представлениям о расчете совокупной стоимости владения к таким затратам относятся:
Самообучение пользователей работе со своим компьютером и набором программного обеспечения, обучение коллег и помощь им.
Самостоятельное обслуживание пользователем своего компьютера и набора программ - резервное копирование, восстановление после сбоя, отладка программ, установка драйверов новых устройств и т.д.
Использование служебных компьютеров и информационных систем для «работы на сторону», для развлечения, игр и т.п.
Коррупционные схемы при покупке оборудования, комплектующих и расходных материалов, заказе услуг.
Простои в работе информационной системы в целом или отдельных ее частей, связанные с:
недостаточной мощностью (низкой доступностью) или неустойчивой работой компонентов системы;
ожиданием реакции со стороны IT-сервиса;
запланированного или внепланового (аварийного) останова системы или отдельных ее частей.

Обычно предполагается, что каждый пользователь корпоративной сети тратит не менее 80 рабочих часов в год (10 рабочих дней, 2 календарные недели) на самообучение и на обслуживание своего компьютера. Но практика показывает, что эту цифру можно смело увеличивать в полтора-два раза.

Расчет «косвенных» расходов на содержание IT-инфраструктуры - достаточно сложная вещь. Для того чтобы в рамках методики TCO учесть все перечисленные выше пункты, нужно провести всеобъемлющий аудит информационной системы предприятия. На что следует обратить внимание в первую очередь?
Провести детальный анализ (аудит) IT-инфраструктуры, выявляя при этом узкие места (недостаточная надежность, доступность или низкая производительность тех или иных компонентов системы, отсутствие резервного копирования, антивирусной защиты, корпоративных систем защиты информации и пр.)
Проанализировать все сбои и простои, случившиеся в сети за выбранный Вами период, акцентируя свое внимание как на причинах, приведших к останову, так и на действиях по его ликвидации. Если останов был плановый (регламентные работы, upgrade и пр.) - следует выяснить, выполнялись ли данные работы в рамках заранее согласованного плана, были ли завершены в срок.
Если в организации существует централизованная служба компьютерной поддержки (Help Desk или Service Desk) - нужно проанализировать скорость прохождения заявок на сервисные работы и выяснить причины, приводящие к задержкам в их исполнении. Вообще говоря, централизованная служба компьютерной поддержки должна функционировать в рамках международных стандартов (ITIL и/или CobIT). Правильная организация такой сервисной службы - залог эффективной работы.
Следует наладить стратегические партнерские отношения с несколькими наиболее удобными для Вас поставщиками аппаратных и программных решений, комплектующих и расходных материалов. Такой подход позволит иметь единую схему гарантийного ремонта, прогнозируемые сроки поставки товара и так далее. Работа с небольшим числом предпочтительных поставщиков позволяет свести на нет всякого рода коррупционные схемы, получить официальные бонусы и преференции в качестве постоянных покупателей.
Необходимо минимизировать «видовое разнообразие» аппаратного обеспечения корпоративной сети. Т. е., нужно выбрать какого-то одного производителя для ноутбуков и рабочих станций, серверов, сетевого оборудования, копировально-множительной техники. Это позволит не только стандартизировать процессы обслуживания такой техники, но и ощутимо экономить на комплектующих и расходных материалах.
Часть наиболее типичных сервисных работ стоит перевести на аутсорсинг - отдать на обслуживание сторонним сервисным организациям. Например, в случае наличия на Вашем предприятии нескольких однотипных АТС или ксероксов будет гораздо дешевле передать их на обслуживание сторонней организации, чем держать у себя в штате соответствующего специалиста. Аналогично решается вопрос с обслуживанием некоторых достаточно широко распространенных программ - «1С», «Парус» и так далее.
Провести аттестацию персонала предприятия на предмет компьютерный грамотности и проверять заявленный уровень таковой при приеме сотрудников на работу. В трудовой договор (контракт) должен быть внесен пункт, касающийся ответственности работника за неправомерное использование служебных рабочих станций и информационных систем.
Как пользоваться методикой TCO

Эффективность методики TCO подтверждена временем - она уже более 20 лет успешно применяется для анализа сложных информационных систем. На сегодняшний день аудит информационных систем по стандартам Gartner Group является одним из наиболее распространенных приемов, применяемых для выработки рекомендаций по оптимизации затрат на IT.

Даже однократная оценка совокупной стоимости владения IT-инфраструктурой может повысить эффективность управления затратами, тем самым увеличивая выгоду от использования информационных технологий на предприятии. Если учет затрат на IT-инфраструктуру по методике TCO будет проводиться на регулярной основе - это даст возможность не только оптимизировать затраты на содержание и развитие информационных систем, но и привести план развития IT-инфраструктуры в соответствие основным бизнес-целям предприятия.

Методика расчета совокупной стоимости владения хорошо документирована, разработано и продается специальное программное обеспечение (TCO Analyst, TCO Manager, TCO Snapshot Tool и др.), позволяющее учитывать все описанные выше показатели. Использование такого программного обеспечения позволяет проводить расчеты TCO самостоятельно.

Однако было бы странно предположить, что вопросы проверки работы IT-инфраструктуры и сервисных служб будут возложены на существующий в компании Отдел информационного обеспечения. Для того, чтобы непредвзято посчитать все затраты в рамках методики вычисления совокупной стоимости владения IT-инфраструктурой рекомендуется пригласить сторонних консультантов.

Профессиональные консультанты, в отличие от «Отдела информационного обеспечения», не являются заинтересованной стороной, им не потребуется скрывать те или иные махинации или просчеты - в данном случае они будут выступать независимым арбитром. Более того, этим консультантам не потребуется разбираться в методике расчетов совокупной стоимости владения и в инструментах для ее расчета - это их специализация.

Для эффективной работы по аудиту IT-инфраструктуры предприятия необходимо сформировать рабочую группу, в состав которой войдут сторонние специалисты и ряд менеджеров со стороны предприятия Заказчика. Менеджеры со стороны Заказчика должны быть специалистами в прикладных областях, связанных с бизнес-процессами, происходящими на предприятии и будут выполнять функции бизнес-аналитиков. Рабочая группа должна в обязательном порядке включать одного из топ-менеджеров предприятия, наделенного полномочиями принимать ответственные для бизнеса решения.

Результатом работы такой рабочей группы будет план по реформированию сервисных IT-служб, по модификации (устранению узких мест) в IT-инфраструктуре предприятия. Итоговыми документами станут планы по развитию информационных систем на ближайшую перспективу, включая рекомендации по IT-бюджету, а так же ряд внутренних регламентов, регулирующих описанные выше производственные процессы.

Расчет совокупной стоимости владения (TCO), обработка его результатов и составления рекомендаций по оптимизации затрат на IT-инфраструктуру предприятия - один из признанных инструментов повышения эффективности бизнес-процессов и получения конкурентных преимуществ.

Вы можете проводить процедуру TCO своими силами, однако мировая практика показывает, что в этом случае эффективность инструмента будет снижена за счет недостаточной квалификации и внутренних противоречий в рабочей группе, созданной из Ваших специалистов. Вы можете привлечь к проведению TCO группу профессионалов, которая организует работу на значительно более высоком уровне и подготовит рациональные и эффективные решения.