Должностная инструкция специалиста документационного обеспечения. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции документоведа, образец 2019 года. Должностная инструкция документоведа должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

В должностной инструкции документоведа должны быть отражены следующие пукнты:

Должностные обязанности документоведа

1) Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

Документовед должен знать

2) Документовед при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

3) Требования к квалификации .

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Документовед относится к категории специалистов.

2. Документоведом принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Документовед принимается на должность и освобождается от должности ____ (директором, руководителем) организации по представлению ____ (должность)

4. Документовед должен знать:

законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
организацию архивного дела;
нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
основы программирования;
методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
основы эргономики, социальной психологии, социологии;
документообразование;
отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
основы экономики, организации труда и управления;
законодательство о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

5. В своей деятельности документовед руководствуется:

законодательством Российской Федерации,
Уставом (положением) организации,
приказами и распоряжениями ___ (генерального директора, директора, руководителя) организации,
настоящей должностной инструкцией,
Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Документовед подчиняется непосредственно: ___ (должность)

7. На время отсутствия документоведа (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное ___ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности документоведа

Документовед:

1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

5. Организует внедрение систем ведения документации.

6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права документоведа

Документовед имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность документоведа

Документовед несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция документоведа - образец 2019 года. Должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

Секретарь структурного подразделения

1. Общая часть
1.1. Секретарь структурного подразделения (далее - секретарь) является работником подразделения; основной задачей его деятельности является документационное обслуживание подразделения.
1.2. Секретарь относится к категории специалистов ОАО.
1.3. На должность секретаря принимается лицо, имеющее среднее образование и опыт работы по делопроизводству не менее одного года.
1.4. Секретарь принимается на должность и освобождается приказом Генерального директора по представлению руководителя структурного подразделения .
1.5. Секретарь в своей деятельности руководствуется распорядительными документами ОАО, правилами внутреннего трудового распорядка, указаниями руководителя структурного подразделения, действующими государственными нормативно-методическими документами по делопроизводству, государственными стандартами, регламентирующими оформление документов, инструкцией по делопроизводству ОАО и настоящей должностной инструкцией.
1.6. Секретарь должен знать: структуру ОАО, направления деятельности подразделения, фамилии и распределение обязанностей между сотрудниками подразделения, правила внутреннего трудового распорядка ОАО, правила составления и оформления документов, правила техники безопасности при работе на организационной технике; инструкции по эксплуатации технических средств, нормы служебного этикета.
1.7. Секретарь должен уметь работать на компьютере в среде Windows, выполнять копировально-множительные работы, составлять служебные документы, принимать и передавать документы по факсимильной связи.
2. Функции

Для выполнения своей основной задачи секретарь выполняет следующие функции:

2.1. Ежедневная доставка документов в отдел из экспедиции и секретариата в установленные сроки.
2.2. Прием и отправка документов по факсимильной и компьютерной связи.
2.3. Ввод в компьютер регистрационных данных о поступивших, внутренних и отправляемых документах.
2.4. Обеспечение своевременного рассмотрения поступивших документов руководителем структурного подразделения.
2.5. Изготовление текстов служебных документов, их редактирование и распечатка, выполнение машинописных и копировальных работ.
2.6. Контроль за правильностью оформления документов, отправляемых из подразделения, передача документов в экспедицию для отправки по почте.
2.7. Ежедневный контроль сроков исполнения документов в отделе.
2.8. Подшивка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения, обеспечение сохранности документов.
2.9. Получение в секретариате копий приказов и распоряжений Генерального директора и своевременное доведение их до сведения руководства подразделения и сотрудников.
2.10. Прием и передача по телефону информации для руководителя и сотрудников подразделения.
2.11. Ведение протоколов заседаний и совещаний, проводимых руководителем структурного подразделения, их оформление и организация хранения.
2.12. Обеспечение сотрудников подразделения канцелярскими принадлежностями, а также рабочего места руководителя всеми необходимыми для работы принадлежностями.
2.13. Бездокументное обслуживание руководителя подразделения (телефонные переговоры, распорядок деловых встреч и переговоров), выполнение его указаний и поручений.
3. Обязанности

Для выполнения изложенных в инструкции функций секретарь обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
3.2. Обеспечивать сохранность служебных документов.
3.3. Выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения.
3.4. Соблюдать правила оформления документов.
3.5. Соблюдать сроки обработки, доставки, регистрации, передачи документов, выполнения заданий и поручений руководителя подразделения.
3.6. Соблюдать правила эксплуатации компьютера, обеспечивать сохранность введенной информации.
3.7. Следить за состоянием организационной техники и средств связи, установленных в структурном подразделении, выполнять правила их эксплуатации.
3.8. Соблюдать установленную субординацию, правила делового общения, нормы служебного этикета.
4.4. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением установленных правил и сроков.
5. Ответственность

Секретарь несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него должностной инструкцией обязанностей, а также за неиспользование предоставленных прав и нарушение служебной субординации.

6. Взаимоотношения

Секретарь взаимодействует:

6.1. С секретариатом и другими структурными подразделениями ОАО по вопросам подготовки, исполнения и оформления документов.
6.2. С офис-менеджером по вопросам обеспечения сотрудников подразделения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями.
6.3. С информационным отделом - по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, установленной в подразделении.
6.4. С архивом по вопросам обеспечения сохранности документов, разработки номенклатуры дел подразделения, экспертизы ценности документов, подготовки их к сдаче в архив.

Зав. секретариатом личная подпись инициалы, фамилия

С инструкцией ознакомлен(на)

Секретарь личная подпись инициалы, фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ГОСТ Р 51141-98

Далее - подразделения.
Права Секретарь имеет право: 4.1. Докладывать руководителю структурного подразделения овыявленных недостатках в пределах своей компетенции. 4.2. Обращаться в секретариат ОАО за консультациями по правилам составления и оформления документов и выполнения делопроизводственных операций. 4.3. Вносить предложения по совершенствованию работы с документами.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Документоведа.

1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.3. Документовед подчиняется непосредственно __________________.

1.4. На должность Документоведа назначается лицо, имеющее:

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Документовед должен знать:

Законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

Организацию архивного дела;

Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

Основы программирования;

Методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

Основы эргономики, социальной психологии, социологии;

Документообразование;

Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

Основы экономики, организации труда и управления;

Законодательство о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Функциональные обязанности Документоведа определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Документоведа и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

2.2. Документовед:

2.2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

2.2.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.2.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.2.5. Организует внедрение систем ведения документации.

2.2.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.2.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.2.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

2.2.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

2.2.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. ПРАВА

3.1. Документовед имеет право:

3.1.1. Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.

3.1.2. Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.

3.1.3. Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Документовед несет ответственность за:

4.1.1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.

4.1.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

5.2. В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Другие инструкции в разделе:
-

Скачать должностную
инструкцию документовода (.doc, 96КБ)

I. Общие положения

Документовед относится к категории специалистов.
На должность:
- документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;
- документоведа II категории — назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;
- документоведа I категории — лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.
Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится
Документовед должен знать:
1. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.
2. 4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.
3. 4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.
4. 4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.
5. 4.5. Организацию архивного дела.
6. 4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.
7. 4.7. Основы программирования.
8. 4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.
9. 4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.
10. 4.10. Документообразование.
11. 4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.
12. 4.13. Основы экономики, организации труда и управления.
13. 4.14. Законодательство о труде.
14. 4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.
15. 4.16. Правила и нормы охраны труда.
На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Документовед:

Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.
Осуществляет контроль над состоянием делопроизводства.
Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.
Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
Организует внедрение систем ведения документации.
Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.
Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Документовед вправе:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя организации).
Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность

Документовед несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностной состав службы ДОУ и их обязанности

Руководитель:

Составлять план проведения мероприятий

Использовать в работе ГОСТ Р 6.30-2003,инструкцию по ДП, стандарт предприятия

Организовывать рабочее место в соответствии с требованиями.

Экспедитор:

Разносить документы

Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

Производить сортировку документов по СП.

Делопроизводитель:

Вести прием, рассмотрение и регистрацию входящих документов

Вести подготовку исходящих документов к отправке

Составлять и оформлять справки

Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

Отправлять телефонограммы и факсы

Копировать документы

Производить сортировку документов по СП

Секретарь:

Подбирать и отбирать информацию, необходимую для составления документов

Использовать в работе office standard

Редактировать служебные документы

Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

Составлять график проведения мероприятий

Составлять смету расходов на мероприятия

Готовить помещения для проведения мероприятий

Составлять и рассылать письма-приглашения

Вести справочно-информационную работу (+тел переговоры)

Составлять проект документов и согласовывать с руководителями разных уровней.

Секретарь-референд:

Подбирать и отбирать информацию, необходимую для работы руководителя

Использовать в работе office standard + Outlook

Вести календарь руководителя (Outlook)

Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

В соответствии с технологиями вести контроль исполнения документов

Вести работы с конфиденциальными документами

Вести дневник контактов руководителя

Составлять и оформлять протокол встреч

Вести запись на прием

Вести протокол приема посетителей

Организовывать место приема посетителей

Регулировать поток посетителей

Архивист:

Составлять номенклатуру дел

Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

Должностные обязанности и функции специалистов служб ДОУ
Наименование должности	Должностные обязанности
Документовед	Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
Архивист	Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
Корректор	Осуществляет вычитку отредактированных рукописей и чтение корректурных оттисков с целью обеспечения графического и лексического единообразия различных элементов текста, устранения орфографических и пунктуационных ошибок, соблюдения технических правил набора, а также исправления недостатков смыслового и стилистического характера. При чтении рукописей проверяет их комплектность (наличие титульного листа, введения, иллюстраций, справочного аппарата и т.п.), порядковую нумерацию разделов в оглавлении (содержании), сравнивает их названия с заголовками в тексте, обеспечивает правильность написания и унификацию терминов, символов, единиц измерения, условных сокращений, единообразие обозначений в иллюстрациях и тексте. Устраняет неясность в написании отдельных букв и знаков, неправильную разбивку текста на абзацы, согласовывает с редакторами замеченные стилистические погрешности. Проверяет правильность оформления таблиц, сносок, формул, справочного аппарата издания, полноту библиографического описания и наличие соответствующих ссылок на источники цитат и цифровых данных в тексте. Дает указания наборщику по набору дефисов, тире, многозначных чисел и т.п. Дополняет редакторский паспорт, отмечая в нем все особенности вычитки рукописи. При чтении корректурных оттисков проверяет соответствие набранного текста оригиналу. Исправляет орфографические, пунктуационные и технические ошибки, допущенные при наборе или перепечатке рукописей. Проверяет правильность набора текста, заголовков, примечаний и других выделяемых частей издания в соответствии с общими правилами полиграфического производства и указаниями технического редактора. Подписывает рукописи в набор, издания в печать и на выпуск в свет.

Должностная инструкция - инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии или фирме.

Должностная инструкция представляет собой письменный организационно-нормативный документ, регламентирующий порядок повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, но в то же время и не ограничивающийся им.

Основные требования к содержанию и порядку составления должностной инструкции установлены в

следующих документах:

1) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Министерства культуры от 8 ноября 2005 г. №536) (Типовая инструкция);

3) Квалификационный справочник должностей служащих (утвержденный Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37) (Справочник).

4) Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65-ст) (ГОСТ).

Должностная инструкция, как правило, - это связанный текст.

Три главных требования к содержанию:

1) ясность – точные формулировки;

2) емкость – лаконичность изложения текста;

3) логичность – рациональное, последовательное расположение в тексте всех смысловых элементов (частей инструкции).

Должностную инструкцию проще подготовить, основываясь на Справочник, адаптировав его к конкретным условиям функционирования предприятия или структурного подразделения.

Справочник содержит новые квалификационные характеристики должностей служащих, связанные с развитием рыночных отношений. В квалификационных характеристиках проведена унификация нормативов регламентации труда работников для обеспечения единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения единых принципов тарификации работ, основанных на их сложности. Все квалификационные характеристики пересмотрены с учетом новейших законодательных и нормативных правовых актов РФ.

Основные сведения, отражаемые в должностной инструкции:

Перечень задач, возлагаемых на работника.

Порядок назначения на должность и освобождения от должности.

Основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику.

Основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и нормативно-правовых актов.

Организационно-правовые основы деятельности работника.

Трудовая функция и условия, характеризующие ее выполнение.

Виды работ в рамках порученной ему функции.

Полномочия (права и обязанности) работника.

Место работника в иерархии (связи по должности).

Меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с ненадлежащим выполнением порученной ему трудовой функции.

Требования по охране труда.

Для изложения текста используется служебно-деловой стиль, для которого характерны:

Официальность;

Адресность;

Словарная и тематическая ограниченность (монотемность);

Лаконичность, ясность и точность изложения.

Структура документа

Структуры должностной инструкции должна включать следующие основные разделы:

Общие положения;

Полномочия (обязанности и права) работника;

Взаимоотношения (связи по должности) работника;

Ответственность работника;

Заключительные положения.

Раздел «Общие положения» может иметь следующую внутреннюю структуру:

Основания для разработки документа;

Функциональное назначение документа;

Область применения документа;

Порядок замещения должности;

Компетенция работника (за что отвечает работник);

Квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования);

Чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности плюс документы, знание которых для работника является обязательным.

Раздела «Полномочия (обязанности и права) работника» построен по следующему принципу: сначала перечисляются наиболее значимые права и обязанности работника.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности) работника» может иметь следующую внутреннюю структуру:

Виды и способы взаимодействия;

Объекты взаимодействия (структурные подразделения и должностные лица предприятия, сторонние организации и др.);

Порядок взаимодействия (периодичность и сроки выполнения действий, операций, формы и виды представляемой и получаемой информации, в том числе документированной).

Раздел «Ответственность работника» содержит информацию:

О порядке привлечения работника к ответственности;

Виды и меры ответственности;

Полномочия руководства предприятия по привлечению работника к ответственности и оценке результатов его труда.

Раздел «Заключительные положения» может содержать сведения о порядке и периодичности внесения изменений в должностную инструкцию, о порядке вступления документа в силу.

Помимо всего вышесказанного, должностные инструкции могут содержать приложения.

Оформление документа

Состав реквизитов должностной инструкции определяется согласно разделу 2 ГОСТ и включает:

Наименование организации (предприятия, учреждения) - автора (разработчика) документа;

Наименование вида документа;

Дату документа;

Регистрационный номер документа;

Место составления или издания документа;

Гриф утверждения документа;

Заголовок к тексту;

Текст документа;

Отметку о наличии приложения;

Подпись;

Гриф согласования документа;

Визы согласования документа;

Отметку о заверении копии документа;

Отметку об исполнителе;

Идентификатор электронной копии документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации»; реквизит указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

Заверительную надпись: «Верно»;

Должность лица, заверившего копию;

Личную подпись;

Расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

Дату заверения.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.